POLITYKA PRYWATNOŚCI
I POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI)
DLA SPÓŁEK
(1) EPP PROPERTY MANAGEMENT Sp. z o.o.
(2) EPP COMMUNITY PROPERTIES - PM SERVICES Sp. z o.o.
SPIS TREŚCI:
POLITYKA PRYWATNOŚCI
POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI
SPIS TREŚCI POLITYKI PRYWATNOŚCI 1. Definicje 2. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych w Serwisie 4. Pliki cookies oraz podobna technologia 5. Okres przetwarzania Danych osobowych 6. Uprawnienia Użytkownika 7. Odbiorcy danych 8. Przekazywanie danych poza EOG 9. Bezpieczeństwo Danych osobowych 10. Dane kontaktowe 11. Zmiany Polityki prywatności |
|---|
POLITYKA PRYWATNOŚCI
Definicje
Administrator – oznacza łącznie Administratora 1 i Administratora 2 lub, w zależności od kontekstu, któregokolwiek z nich.
Administrator 1 – spółka pod firmą EPP PROPERTY MANAGEMENT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach, adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Administrator 2 – spółka pod firmą EPP COMMUNITY PROPERTIES - PM SERVICES sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Serwis – serwis internetowy prowadzony pod adresem https://pl.epp-poland.com/, a także pozostałe serwisy prowadzone dla obiektów, zarządzanych przez Administratora 1 lub Administratora 2, tak, jak niniejszy serwis. Adresy serwisów mogą od czasu do czasu ulegać aktualizacji.
Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.
Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu
W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator 1 oraz Administrator 2 zbierają dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.
Administrator 1 i Administrator 2 są współadministratorami Danych osobowych na podstawie stosownego porozumienia.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych w Serwisie
KORZYSTANIE Z SERWISU
Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez Administratora:
w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie– wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
FORMULARZE KONTAKTOWE
Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
Dane osobowe są przetwarzane:
w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez Użytkowników za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności.
NEWSLETTER I INNE TREŚCI MARKETINGOWE
Administrator przesyła treści marketingowe w tym świadczy usługę newslettera osobom, które w tym celu podały swój adres e-mail lub numer telefonu. Podanie danych jest wymagane w celu przesyłania treści marketingowych i świadczenia usługi newslettera, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości wysyłki tych treści . Ta forma komunikacji z Użytkownikiem może obejmować profilowanie.
Dane osobowe są przetwarzane:
w przypadku kierowania do Użytkownika treści marketingowych w ramach newslettera lub innymi kanałami – podstawą prawną przetwarzania, w tym z wykorzystaniem profilowania, jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie newslettera;
w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności;
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE I INNE FORMY REJESTRACJI
Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, YouTube, Instagram, Twitter). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora i promowania różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki.
W przypadku skorzystania z rejestracji uczestnika w aplikacji, i/lub udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio w poszczególnych akcjach i w związku z korzystaniem z aplikacji Administrator może uzyskać dane osobowe Użytkownika od Facebook, TikTok, Google oraz Apple.
Pliki cookies oraz podobna technologia
INFORMACJE OGÓLNE
Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są umieszczane na komputerze przez odwiedzane witryny. Są one powszechnie stosowane w celu usprawnienia działania stron internetowych lub zwiększenia ich wydajności, a także w celu dostarczenia informacji właścicielom witryny. Poniższa tabela wyjaśnia pliki cookie, których używamy i dlaczego.
Wykorzystujemy następujące kategorie plików cookies: sesyjne oraz stałe.
pliki sesyjne – pozostają na urządzeniu Użytkownika, aż do opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej);
pliki stałe pozostają na urządzeniu przez czas określony w parametrach pliku albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika.
W JAKIM CELU ADMINISTRATOR UŻYWA PLIKÓW COOKIE?
Biorąc pod uwagę cel wykorzystania plików, Administrator wykorzystuje dwie kategorie plików cookies: „niezbędne” oraz „opcjonalne” w następujących celach:
Pliki cookies „niezbędne” - w celu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego wyświetlenia strony www. Chodzi o zapewnienie podstawowych funkcji takich jak bezpieczeństwo, zarządzanie siecią i dostępność. Możesz je wyłączyć, zmieniając ustawienia przeglądarki, ale może to mieć wpływ na funkcjonowanie witryny. W tym celu w Serwisie mogą być wykorzystywane sesyjne pliki cookies.
Pliki cookies „opcjonalne” w tym:
a) analityczne - w celu badania preferencji osób korzystających z Serwisu z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości wyświetlania strony;
b) marketingowe – w celu wzbogacenia informacji o Użytkowniku, dostarczenia spersonalizowanej Promocji lub/oraz podjęcia automatycznej decyzji
c) wtyczki portali społecznościowych - w celach marketingowych aby wyświetlić na stronach portali spersonalizowaną reklamę
W tym celu w Serwisie mogą być wykorzystywane stałe i sesyjne pliki cookies.
Wykorzystanie tej kategorii plików cookies opiera się na zgodzie użytkownika. Wskazane dane nie są łączone z takimi informacjami jak imię i nazwisko, adres e-mail i innymi danymi umożliwiającymi łatwą identyfikację osoby odwiedzającej stronę internetową.
COOKIESY ANALITYCZNE (STRON TRZECICH)
Administrator oraz dostawcy poszczególnych funkcjonalności stosują różne rozwiązania i narzędzia wykorzystywane dla celów analitycznych i marketingowych. Poniżej znajdują się podstawowe informacje na temat tych narzędzi. Szczegółowe informacje w tym zakresie można natomiast znaleźć w polityce prywatności danego dostawcy.
GOOGLE ANALYTICS (dostawca Google inc.)
Te pliki cookie służą do zbierania informacji o tym, w jaki sposób odwiedzający korzystają z Serwisu. Administrator używa tych informacji do tworzenia raportów i ulepszania strony internetowej. Pliki cookie zbierają informacje w sposób, który nie identyfikuje bezpośrednio nikogo, w tym liczbę odwiedzających witrynę i blog, z których odwiedzający odwiedzili witrynę i odwiedzane strony. Omówienie Google dotyczące prywatności i ochrony danych znajduje się na stronie https://support.google.com/analytics/answer/6004245. W ramach świadczonej usługi może dochodzić do transferu danych poza terytorium EOG i Szwajcarię, głównie do Stanów Zjednoczonych.
COOKIESY MARKETINGOWE
1 Informacje o sposobie korzystania przez Użytkownika z Serwisu stron internetowych, które pozwalają dostosowywać wyświetlane odpowiednich reklam na naszych stronach lub stronach firm trzecich, dostosowanych do preferencji i zwyczajów Użytkowników.
Na podstawie tych informacji można tworzyć np. ogólne profile Użytkowników, oznacza to, że Użytkownik Serwisu podlega profilowaniu, jednak ten rodzaj profilowania nie ma wpływu na jego prawa.
Decyzje w zakresie wyświetlenia Promocji na stronach mogą być
podejmowane automatycznie na podstawie zebranych informacji o aktywności
Użytkownika.
Przetwarzanie danych osobowych dotyczących Użytkownika w celu
przygotowania i dostarczenia dopasowanych Promocji, może w niektórych
przypadkach polegać na zastosowaniu systemów informatycznych,
pozwalających na automatyczne dopasowanej Promocji, które następnie są
wyświetlane w Serwisie na stronie internetowej bez ingerencji człowieka.
Administrator informuje, że zgodnie z obowiązującym prawem w
przypadkach, w których decyzja podjęta w oparciu o takie przetwarzanie
danych osobowych dotyczących Użytkownika wywołuje dla Użytkownika skutki
prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa, Użytkownik ma
prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora,
wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji. W tym celu
Użytkownik może skontaktować się z Administratorem lub korzystając z
funkcjonalności udostępnionych w Serwisie.
Automatyczna decyzja w tym profilowanie o którym jest mowa w punkcie 4.3.4 będzie miało miejsce w przypadku wyrażenia jednoznacznej zgody w konfiguratorze cookie.
WTYCZKI SPOŁECZNOŚCIOWE
W Serwisie wykorzystywane są wtyczki portali społecznościowych (takich jak Facebook, Google+, LinkedIn, Twitter). Wtyczki pozwalają Użytkownikowi na udostępnienie treści publikowanych w Serwisie w wybranym portalu społecznościowym. Stosowanie w Serwisie wtyczek powoduje, że dany serwis społecznościowy otrzymuje informacje o korzystaniu z Serwisu przez Użytkownika i może przypisać je do profilu Użytkownika tworzonego w danym portalu społecznościowym. Administrator nie posiada wiedzy na temat celu i zakresu zbierania danych przez portale społecznościowe. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod poniższymi linkami:
Facebook: https://www.facebook.com/policy.php
Google: https://privacy.google.com/take-control.html?categories_activeEl=sign-in
LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL
Twitter: https://twitter.com/en/privacy
KONTROLOWANIE I USUWANIE PLIKÓW COOKIE
Większość przeglądarek oferuje możliwość akceptowania lub odrzucania wszystkich plików cookie. Użytkownik może również z łatwością zmienić ustawienia dotyczące plików tego typu w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich ciasteczek ze strony Serwisu może spowodować trudności w działaniu lub zupełnie uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcjonalności.
Zarządzanie i usuwanie plików cookie różni się w zależności od używanej przeglądarki. Dokładne informacje na ten temat można uzyskać, korzystając z funkcji Pomoc w przeglądarce lub odwiedzając stronę internetową http://www.allaboutcookies.org, na której krok po kroku wyjaśniono, jak kontrolować i usuwać pliki cookie w większości przeglądarek.
Informacje dotyczące poszczególnych przeglądarek znajdują się na stronach:
Mozilla Firefox: http://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
Google Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647
Safari: https://support.apple.com/kb/PH5042?locale=en-GB
Zrezygnować z mechanizmu Google Analytics na wszystkich witrynach można odwiedzając stronę: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
DANE EKSPLOATACYJNE
Nawet w przypadku braku instalacji plików cookies, administrator serwisu może uzyskiwać dostęp do następujących danych charakteryzujących sposób korzystania ze strony www (dalej: inne dane eksploatacyjne):
a) numer ID przydzielony urządzeniu osoby odwiedzającej stronę,
b) oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej,
c) system teleinformatyczny (rodzaj urządzenia, operacyjny, przeglądarka internatowa), z którego korzysta Internauta,
d) informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie każdorazowego korzystania z witryny.
Dla zapewnienia jak najwyższej jakości serwisu, Administrator okazjonalnie analizuje pliki z logami w celu określenia: które strony odwiedzane są najczęściej, jakie przeglądarki stron WWW są stosowane, czy struktura strony nie zawiera błędów itp. Dane eksploatacyjne nie są łączone z takimi informacjami jak imię i nazwisko, adres e-mail i innymi danymi umożliwiającymi łatwą identyfikację osoby odwiedzającej stronę internetową
DOSTĘP DO INFORMACJI ZAPISANYCH NA URZĄDZENIU W INNYM PRZYPADKU NIŻ PLIKI COOKIES
W oparciu o zgodę (wyrażoną na urządzeniu) i wyłącznie w celu realizacji usługi drogą elektroniczną poprzez Aplikację Administrator uzyskuje dostęp do następujących funkcjonalności urządzenia końcowego (np. telefonu komórkowego).
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Informacje pozyskiwane poprzez mechanizm cookies oraz dane eksploatacyjne mogą stanowić dane osobowe w rozumieniu RODO w pewnych wyjątkowych sytuacjach. Jeżeli wskazane powyżej informacje zostaną zakwalifikowane jako dane osobowe to administratorem danych osobowych jest Administrator. Nawet w przypadku wątpliwości czy określona kategoria informacji jest daną osobową Administrator wprowadza mechanizmy chroniące tę informację jak daną osobową.
Przetwarzanie powyższych kategorii danych w zakresie w jakim jest to niezbędne do prawidłowego wyświetlenia strony (cookie „niezbędne”) opiera się na tzw. uzasadnionym interesie administratora serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W tym celu może dochodzić do:
okazjonalnego analizowania plików z logami w celu określenia: z jakich przeglądarek korzystają osoby odwiedzające stronę; które zakładki, strony lub podstrony są najczęściej lub najrzadziej odwiedzane lub przeglądane; czy struktura strony nie zawiera błędów;
zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do strony internetowej i rozprowadzaniu złośliwych kodów, przerywanie ataków typu „odmowa usługi”, a także przeciwdziałanie uszkodzeniu systemów komputerowych i systemów łączności elektronicznej.
W powyższych przypadkach przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu.
Natomiast, w wypadku wyrażenia zgody na instalacje plików cookies „opcjonalnych” (analitycznych np. dostarczanych przez Google Analytics / marketingowych) to informacje zebrane w ten sposób będą wykorzystywane do celu badania preferencji osób korzystających z Serwisu z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości wyświetlanej strony. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 173 ust. 2 prawa telekomunikacyjnego (Dz.U.2021.576 t.j. z dnia 2021.03.30) w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Jak wskazuje art. 174 prawa telekomunikacyjnego, do uzyskania zgody abonenta lub użytkownika końcowego stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. W każdej chwili można wycofać i usunąć pliki cookies z urządzenia. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Okres przetwarzania Danych osobowych
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
Uprawnienia Użytkownika
Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych osobowych.
W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można tę zgodę wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem lub korzystając z funkcjonalności udostępnionych w Serwisie.
Użytkownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
Więcej informacji o uprawnieniach wynikających z RODO znajduje się w Polityce transparentności.
Odbiorcy danych
W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom usług informatycznych, w szczególności usług hostingu, dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, dostawcom usług analitycznych, agencjom marketingowym (w zakresie usług marketingowych) oraz podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej.
W przypadku uzyskania zgody Użytkownika jego dane mogą zostać także udostępnione innym podmiotom do ich własnych celów, w tym celów marketingowych.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
Przekazywanie danych poza EOG
Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.
Bezpieczeństwo Danych osobowych
Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
Dane kontaktowe
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail rodo@epp-poland.com lub adres korespondencyjny: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Administrator wyznaczył Koordynatora Ochrony Danych Osobowych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail rodo@epp-poland.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych.
Zmiany Polityki prywatności
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI)
Definicje
Administrator – oznacza łącznie Administratora 1 i Administratora 2 lub, w zależności od kontekstu, któregokolwiek z nich.
Administrator 1 – spółka pod firmą EPP PROPERTY MANAGEMENT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach, adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Administrator 2 – spółka pod firmą EPP COMMUNITY PROPERTIES - PM SERVICES sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
Obiekt – galeria handlowa, zarządzana przez Administratora.
Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą Dane osobowe przetwarzane przez Administratora.
Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.
Pracownik – osoba fizyczna zatrudniona przez Administratora na podstawie umowy o pracę.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Spółka – Administrator
Współpracownik – osoba fizyczna świadcząca na rzecz Administratora usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło).
Przetwarzanie danych przez Administratora
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator 1 oraz Administrator 2 przetwarzają Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
Administrator 1 i Administrator 2 są współadministratorami Danych osobowych na podstawie stosownego porozumienia.
Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy najmu). Administrator dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.
Przetwarzanie Danych osobowych może odbywać się w sposób zautomatyzowany, tj. zautomatyzowane podejmowanie decyzji przez Administratora na podstawie danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z konta uczestnika w aplikacji, i/lub udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio w poszczególnych akcjach i w związku z korzystaniem z aplikacji – pod kontem zainteresowań i preferencji uczestnika – w celu przygotowania indywidualnych ofert dla uczestników, w tym ofert Administratora i/lub partnerów akcji –w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w poszczególnej akcji – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to art. 22 ust. 2 lit. a RODO). Administrator dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu danych – może dokonywać oceny wybranych czynników dotyczących osób fizycznych w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognoz na przyszłość dla celów marketingowych, w tym na potrzeby kierowania do uczestników reklam kontekstowych, tj. dopasowanych do indywidualnych preferencji uczestnika.
Administrator w przypadku dostarczenia przez Uczestnika wystarczającego zakresu danych, będzie dokonywać profilowania w ramach niezbędności wykonywania umowy w celu przygotowania i dostarczenia dopasowanych Promocji.
Kontakt z Administratorem
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres korespondencyjny: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Administrator wyznaczył Koordynatora Ochrony Danych Osobowych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: rodo@epp-poland.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych przez Administratora.
Bezpieczeństwo Danych osobowych
W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych, dokonuje oceny skutków dla ochrony danych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
Cele oraz podstawy prawne przetwarzania
MONITORING WIZYJNY
W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia Administrator stosuje w obiektach związanych z prowadzoną przez niego działalnością monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do lokali i na teren przez niego zarządzany. Zebrane w ten sposób dane nie są wykorzystywane do żadnych innych celów niż opisane poniżej.
Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz utrzymania porządku na terenie Obiektu, oraz ewentualnie w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Administratora oraz ochrony jego praw.
Obszar objęty przez Spółkę monitoringiem jest oznakowany za pomocą odpowiednich znaków graficznych.
KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA
W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, Dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.
Spółka przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
KONTAKT TELEFONICZNY
W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
ZBIERANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW
W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy (np. umowy najmu, umowy handlowej z partnerem biznesowym lub umowy dotyczącej prowadzenia działań windykacyjnych związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą), Administrator przekazuje Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.
PROGRAMY PUNKTOWE, PROGRAMY MOTYWACYJNE, APLIKACJE
Administrator zbiera Dane osobowe od uczestników w zakresie niezbędnym do wywiązania się ze swoich obowiązków względem uczestników w zakresie obsługi konta uczestnika w aplikacjach i platformach służących do obsługi programów punktowych, motywacyjnych oraz w poszczególnych akcjach, a także wywiązania się z obowiązków wynikających z udziału w programie punktowym, programie motywacyjnym lub odpowiednio w poszczególnych akcjach, świadczenia uczestnikom usług oferowanych przy użyciu aplikacji.
Administrator przetwarza Dane osobowe w zakresie niezbędnym do dokonywania analiz zachowania uczestników, oceny efektów i skuteczności akcji podejmowanych za pomocą aplikacji, a także kierowania do uczestników ofert marketingowych związanych z galerią a prowadzonych za pomocą innych narzędzi niż aplikacja po wyrażeniu stosownych zgód uczestnika.
Dane osobowe uczestników będą przetwarzane na potrzeby obsługi konta uczestnika w aplikacji - w celu świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji - podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO), w szczególności takich jak:
Prowadzenie i obsługa konta uczestnika w aplikacji;
przystąpienie do programu punktowego;
Dostępu do Informacji o ofertach dostępnych w Galerii.
Dane osobowe uczestników będą przetwarzane na potrzeby organizacji i przeprowadzenia programu punktowego - w celu świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji - podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO), w szczególności takich jak:
rejestracja w programie punktowym i założenie konta punktowego;
prowadzenie i obsługa konta punktowego tj. rejestracja dowodów zakupu, naliczanie punktów, w tym punktów niezakupowych, prowadzenie salda punktów;
zamawianie i wydawanie nagród;
dostępu do informacji o ofertach w ramach programu punktowego i/lub oferowanych w aplikacji.
Dane osobowe uczestników będą przetwarzane na potrzeby organizacji i przeprowadzenia programu motywacyjnego - w celu świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji - podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO), w szczególności takich jak:
prowadzenie i obsługa konta premiowego tj. rejestracja linków polecających oraz kodów rekomendacyjnych, weryfikacja prawa do nagrody, naliczanie premii punktowej, prowadzenie salda premii punktowej; oraz zamawianie i wydawanie nagród przewidzianych w programie motywacyjnym (patrz definicje w regulaminie programu motywacyjnego).
Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych uczestników na potrzeby organizacji programu punktowego, programu motywacyjnego i odpowiednio przeprowadzenia poszczególnych akcji jest:
w przypadku programu punktowego i/lub odpowiednio programu motywacyjnego - podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO) dotyczącej udziału w programie punktowym i/lub w programie motywacyjnym;
w przypadku akcji - reklama i promocja galerii - podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora polegający na przeprowadzeniu przez administratora poszczególnych akcji (art.6 ust. 1 lit. f RODO) – o ile inna podstawa nie zostanie wskazana w regulaminie poszczególnej akcji;
w przypadku rozpatrywania ewentualnych reklamacji związanych z udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym i odpowiednio w poszczególnej akcji - podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na wywiązaniu się ze zobowiązań wobec uczestników wynikających z tych przedsięwzięć (art.6 ust.1 lit. f RODO);
w przypadku realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z przepisów prawa m.in. przepisów podatkowych i rachunkowych – podstawą prawną jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych uczestników na potrzeby świadczenia usług dostępnych w ramach funkcjonalności aplikacji jest:
W przypadku rejestracji w aplikacji i założenia konta uczestnika w aplikacji, konta punktowego i odpowiednio konta premiowego; prowadzenia i obsługi konta uczestnika w aplikacji, konta punktowego i odpowiednio konta premiowego, dostępu do informacji o ofertach w galerii przeprowadzanych przy użyciu aplikacji - niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO).
Ponadto Dane osobowe uczestników w aplikacjach i platformach służących do obsługi programów punktowych, motywacyjnych oraz w poszczególnych akcjach przetwarzane są na następujących podstawach:
W przypadku rozpatrywania ewentualnych reklamacji związanych z korzystaniem z aplikacji i udziałem w programie punktowym, programie motywacyjnym lub odpowiednio w poszczególnej akcji – podstawa prawna to niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art.6 ust.1 lit. b RODO);
W przypadku realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z przepisów prawa m.in. przepisów podatkowych i rachunkowych – podstawa prawna to obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
W celach analitycznych i statystycznych w zakresie aktywności uczestników, a także ich preferencji w związku z korzystaniem z konta uczestnika w aplikacji oraz z programu punktowego, programu motywacyjnego i odpowiednio w ramach poszczególnych akcji i/lub aplikacji – podstawa prawna to uzasadniony interes administratora i administratora grupy (art.6 ust. 1 lit. f RODO) – tj. poprawa stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
W przypadku ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawa prawna to uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) tj. ochrona swoich praw;
W przypadku geolokalizacji uczestnika na terenie galerii, w tym badanie częstotliwości odwiedzin i przemieszczania się na terenie galerii, jeżeli uczestnik wyrazi na to zgodę w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w programie punktowym – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to udzielenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 22 ust. 2 lit. c RODO);
MARKETING I INFORMACJE HANDLOWE
Administrator przetwarza Dane osobowe uczestników w aplikacjach i platformach służących do obsługi programów punktowych, motywacyjnych oraz w poszczególnych akcjach, na następujących podstawach:
dla celu marketingu bezpośredniego w zakresie dotyczącym korzystania z konta uczestnika w aplikacji oraz uczestnictwa w programie punktowym, programie motywacyjnym oraz odpowiednio w zakresie uczestnictwa w poszczególnych akcjach, korzyści wynikających z takich przedsięwzięć, usług oferowanych i aplikacji oraz jej funkcjonalności – podstawa prawna to (art. 22 ust. 2 lit. a RODO);
w celach marketingowych partnera akcji – jeżeli uczestnik wyrazi na to zgodę w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w programie punktowym lub odpowiednio w poszczególnej akcji – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to udzielenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
jeżeli uczestnik zamówił usługę newslettera, Administrator może kierować treści marketingowe w ramach newslettera – stanowiące marketing bezpośredni Administratora (wówczas podstawa prawna to uzasadniony interes administratora (art.6 ust. 1 lit. f RODO) - tj. marketing bezpośredni) lub dotyczące marketingu towarów i usług partnera akcji – jeżeli uczestnik wyrazi na to zgodę w momencie rejestracji w aplikacji lub w trakcie swojego udziału w programie punktowym lub odpowiednio w danej akcji – w brzmieniu udostępnionym w aplikacji – podstawa prawna to udzielenie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Uczestnik może wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji handlowych w celach marketingowych za pośrednictwem wiadomości e-mail, SMS/MMS lub na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (w tym używając automatycznych systemów wywoławczych). Wyrażenie zgody następuje poprzez złożenie stosownego oświadczenia w brzmieniu udostępnionym w momencie rejestracji w aplikacji i/lub rejestracji w programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio poszczególnej akcji. udzielenie zgody nie jest niezbędne do korzystania z aplikacji i do przystąpienia i udziału programie punktowym, programie motywacyjnym i/lub odpowiednio w poszczególnych akcjach, jednak udzielenie zgody jest konieczne – jeżeli uczestnik zainteresowany jest otrzymywaniem treści marketingowych, reklam, informacji i powiadomień o dostępnych promocjach, nowościach czy spersonalizowanych ofert (reklama behawioralna), w tym treści marketingowych w ramach newslettera.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW LUB NAJEMCÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM
W związku z zawieraniem umów handlowych oraz umów najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów / najemców dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia, dostawców itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.
Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.
ZBIERANIE DANYCH W INNYCH PRZYPADKACH
W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania Dane osobowe są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV w zakresie monitoringu wizyjnego), podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub ochrony Obiektu, kurierom, agencjom marketingowym. Dane są też ujawniane podmiotom należącym do grupy kapitałowej EPP dla realizacji wewnętrznych celów administracyjnych spółek należących do grupy kapitałowej EPP (obsługa administracyjna grupy EPP) na podstawie ich prawnie uzasadnionego interesu. Więcej informacji nt. grupy kapitałowej Administratora można znaleźć na stronie internetowej https://pl.epp-poland.com/.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
Przekazywanie danych poza EOG
Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.
Okres przetwarzania Danych osobowych
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
Uprawnienia związane z przetwarzaniem Danych osobowych
PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
prawo do interwencji ludzkiej w przypadku profilowania – Podmiot danych ma prawa do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania podjętej automatycznie decyzji;
prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW
Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
w formie pisemnej na adres: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce;
drogą elektroniczną na adres e-mail: rodo@epp-poland.com,
w uzasadnionych przypadkach - związanych z pobytem wnioskodawcy w Obiekcie - do obecnego w Obiekcie Pracownika/Współpracownika Administratora za pośrednictwem specjalnego formularza (wniosku), który dostępny będzie w wybranych punktach Obiektu, np. u Pracowników ochrony.
Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółki elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną.
Spółka przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.
ZASADY POBIERANIA OPŁAT
Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:
zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł. Powyższa opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania;
zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł. Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań;
W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu tej osoby, jej miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zmiany Polityki przetwarzania Danych osobowych
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.